Am Ende der Kick-off-Sitzung im Januar 2019 unterzeichnete Lucien Ecoffey, der zukünftige Ex-Leiter des Sales-Support-Teams, die Holacracy®-Verfassung. Er übertrug seine hierarchische Macht und damit seine Autorität auf die Prozesse, die sein gesamtes Team leiten sollten.
Sechs Monate nach Beginn dieser Umstellung überprüft der ehemalige Manager – heutiger Lead Link des Sales-Support-Kreises – diesen erfolgreichen Übergang.
In welchem Kontext entstand dieses Projekt eines Übergangs zu Holacracy®?
Lucien Ecoffey: Im Jahr 2017 fand eine interne Reorganisation statt. Wir waren nun eine Service-Einheit, die Backoffice-Dienstleistungen für die verschiedenen Abteilungen der Post erbrachte. Diese Veränderung wirkte sich auf unsere Arbeitsweise aus. Wir brauchten eine flexiblere Struktur, um den unterschiedlichen Anforderungen unserer zahlreichen Ansprechpartner gerecht zu werden. Darüber hinaus wünschten sich die Mitarbeitenden meines Teams mehr Autonomie, mehr Verantwortung und weniger Kontrolle.
Warum wurde Holacracy® als Organisationsmodell gewählt?
Aus drei Gründen:
- Ich bin überzeugt, dass Holacracy® die Anwendung der direkten Demokratie auf die Wirtschaft ist.
- Die Mitarbeitenden wollten stärker in die Entscheidungsfindung einbezogen werden.
- Es gab bereits ein anderes Team bei der Post, das erfolgreich Holacracy® eingführt hat.
Das Team hat abgestimmt und sich einstimmig für Holacracy® entschieden.
Holacracy® ist ein komplettes System. Die Verfassung sowie klare Prozesse und Instrumente ermöglichen es, die Managementqualität zu steuern. Darüber hinaus geniesst Holacracy® eine hohe Glaubwürdigkeit, und es stehen Softwaretools wie Holaspirit zur Verfügung.
Die Organisation der Arbeit anhand von Rollen anstelle von Pflichtenheften hat die Mitarbeitenden angesprochen. Diese Rollen entwickeln sich mit den Veränderungen, denen wir gegenüberstehen. Das entspricht perfekt unserem Bedürfnis nach Flexibilität. Teammitglieder schätzen es, sdass die Autorität durch eine Reihe von Regeln und nicht mehr durch eine einzige Person gegeben ist.
Welche Vorteile siehst du in der Umsetzung?
Die Mitbestimmung der Teammitglieder hat zugenommen, insbesondere während der Tactical- und Governance-Sitzungen. Unsere Sitzungen werden immer effizienter. Alle Probleme werden in die Sitzung eingebracht und direkt behandelt. Entscheidungen werden getroffen und alle sind am Prozess beteiligt. Dieser neue Entscheidungsprozess ermöglicht es mir auch, nicht mehr alles selbst zu entscheiden und die Meinung der Mitarbeitenden besser zu respektieren.
Natürlich sind wir noch in der Lernphase. Es braucht eine Anpassungsphase, damit die neuen Verantwortlichkeiten einer Rolle vollständig verinnerlicht werden und die daraus resultierende Autorität wahrgenommen wird. Die Klärung dieser Verantwortlichkeiten und deren Gruppierung in Rollen ist bereits ein grosser Vorteil. Jede Person kann die Aktivitäten hinterfragen und seine Aufgaben optimieren. Die Identifikation der Teammitglieder mit ihren Rollen ist ebenfalls ein Pluspunkt dieses Übergangs.
Holacracy® hat noch einen weiteren Vorteil: die Transparenz. Wir können beispielsweise neue Mitarbeitende leichter und viel schneller ins Team integrieren. Prozesse, Verantwortlichkeiten und Aufgaben sind klar und transparent.
Wie hast du das Coaching durch Liip erlebt?
Die Unterstützung mit Holacracy – vier Tage, verteilt auf sechs Monate – hat unsere Erwartungen voll erfüllt. Laurent und Jonas haben hervorragende Arbeit geleistet.
Das Kick-off war intensiv und absolut notwendig und ermöglichte dem Team, eine neue Einstellung zur Hierarchie zu entwickeln. Ich denke an diesen ziemlich feierlichen Moment, als ich meine Macht an die Verfassung übertrug. Ich fand es auch sehr gut, gemeinsam den Zweck unseres Kreises zu erarbeiten und die ersten Rollen zu definieren.
Während dieses Kick-offs habt ihr uns die Werkzeuge zur Verfügung gestellt, die es ermöglichen, im Rahmen von Holacracy® zusammenzuarbeiten. Das Coaching hat uns gezeigt, dass es möglich ist, Autorität neu zu denken. Das hat uns aus unserer Komfortzone herausgeführt und wir konnten die Rollen im Team optimieren.
Ihr arbeitet seit Anfang des Jahres mit Holacracy®. Wie siehst du die Zukunft?
Wir stehen am Anfang unserer Holacracy®-Praxis. Es ist schön zu sehen, dass man damit wirklich arbeiten kann. Als nächsten Schritt müssen wir besser verinnerlichen, dass Rollen und Menschen nicht mehr fest miteinander verbunden sind. Zudem werden sich die Rollen noch weiterentwickeln – einige werden abgeschafft, andere neu geschaffen, um sie immer optimaler an unseren Arbeitsalltag anzupassen. Wir müssen noch lernen, bestimmte Werkzeuge besser zu beherrschen, damit diese Struktur zu einer Quelle des Wachstums wird - zur persönlichen Bereicherung aller Mitarbeitenden im Team.
Die Veränderung in unserem Team ist im Unternehmen mit Interesse und Wohlwollen aufgenommen worden. Mehrere andere Teams sind dabei, einen ähnlichen Prozess aufzugleisen.
Ich fände das toll und hoffe, dass sich die Post insgesamt in diese Richtung entwickeln wird. Deshalb freue ich mich, dass Liip wieder da ist, um unsere Fortschritte zu sehen, uns Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen und Erfahrungen auszutauschen.