Comment l'holacratie défie le coronavirus

L’holacratie est-elle résistante à la crise ?

Depuis 2016, notre agence digitale travaille selon les principes de l’holacratie, l’une des formes les plus connues d’autogestion. Ces dernières années, beaucoup nous ont demandé si cette forme d’organisation était capable de résister en cas de crise. Après trois semaines de situation exceptionnelle, la réponse est : oui, l’autogestion fonctionne également en temps de crise. Car une crise n’est rien d’autre qu’une toute nouvelle situation de marché à laquelle l’entreprise doit s’adapter. Et c’est exactement pour cela que le système a été créé. Tout en sachant que la gestion de crise s’organise de manière différente que dans des structures classiques qui mettent en place une cellule de crise.

L’autogestion à l’ère du COVID-19

Fin février, le premier cas avéré d’infection au coronavirus en Suisse a quelque peu changé la donne, même chez Liip. Un rôle chargé de s’occuper de la gestion de la crise imminente a immédiatement été créé. Ce rôle est apparu dans le cercle "People". Ce cercle a pour but de garantir une relation saine entre les Liipers et Liip. Ce rôle est donc ancré où il est question du bien-être des Liipers. Le rôle a pour nom "Influenza Specialist". Ses responsabilités sont en permanence adaptées aux besoins de l’organisation. Cela permet au rôle de s’octroyer l’autorité nécessaire pour remplir son objectif, que nous appelons "Purpose". À l’origine, le rôle était endossé par deux expert·e·s des RH et du marketing. Plusieurs Liipers issu·e·s de différents domaines les ont ensuite progressivement rejoint·e·s. À l’heure actuelle, neuf personnes remplissent le rôle. Chacune avec sa propre spécialisation. Mais toutes avec le même objectif : le maintien des processus vitaux de l’entreprise. En soutien à ce rôle, d’autres rôles "locaux" ont été créés au niveau de nos cinq bureaux, par exemple pour faciliter la distribution logistique de produit désinfectant pour les mains.

Une cellule de crise suivant le liipway

Le rôle "Influenza Specialist" n’est pas très éloigné de celui d’une cellule de crise. A la différence que chez nous, la cellule de crise n’est pas formée par les personnes les plus haut placées dans la hiérarchie, mais par celles qui disposent de l’expertise nécessaire pour relever les défis correspondants. Au sein d’une organisation autogérée, les personnes remplissent un rôle sur la base d’arguments solides, et non pas en fonction d’un statut hiérarchique.
L’autogestion est par ailleurs conçue pour que tout se fasse très rapidement. En l’espace d’un mois, plusieurs scénarios ont été envisagés et mis en œuvre. Il a fallu adapter l’activité quotidienne à la nouvelle situation du marché, alors que les dispositions légales changeaient presque tous les jours. Dans les cellules de crise classiques, des plans et scénarios types sont souvent déjà disponibles. Chez Liip, il n’existe pas de configuration de crise prédéfinie. Toutes les activités et tous les scénarios sont développés en fonction de la situation actuelle, en toute transparence pour les Liipers.
Tou·te·s les Liipers étant concerné·e·s, chacun·e a la possibilité de participer à la réflexion. Cela permet de générer et de mettre en pratique de nombreuses idées créatives. Car après tout, nous sommes tou·te·s dans le même bâteau.

Des Liipers informé·e·s !

La communication est une composante essentielle de la gestion de crise. Au cours des dernières semaines, nos inquiétudes et notre besoin d’information ont clairement augmenté. Pour que les Liipers puissent continuer à se concentrer pleinement sur leur travail, ils doivent être parfaitement informé·e·s. Car des équipes apaisées sont plus fortes et plus efficaces. Nous avons communiqué au sujet de la crise via l’application de messagerie Slack. Dès le 14 février, des notifications push ont été partagées via le canal Slack #announcement. #announcement est le canal auquel chaque Liiper s’est abonné et ne doit quitter. Par la suite, d’autres canaux relatifs à la crise du coronavirus ont été créés pour discuter et poser des questions. #ask-corona est ainsi dédié aux questions en lien avec les mesures. #corona-discussions permet de discuter de la situation. Les questions propres aux Liipers qui sont parents peuvent être posées dans #corona-childcare. De plus, nous avons créé un site Wiki interne qui contient désormais 12 pages. Les règles et mesures adoptées par le Conseil fédéral y sont énoncées, tout comme des mises à jour propres à Liip. L’analyse des données de ces différents canaux nous permet également de vérifier que les Liipers ont bien reçu les communications.

La communication renforce la culture

Nous communiquons directement après chaque conférence de presse du Conseil fédéral. Ainsi, personne ne passe à côté d’informations essentielles, tout en poursuivant son travail. Au début de la crise, nos communications internes ont avant tout relayé les mesures d’hygiène et la campagne "Voici comment nous protéger". Puis, les Liipers ont été informé·e·s sur la possibilité de travailler depuis la maison, avant que cette demande ne devienne explicite. Grâce à notre culture proactive de l’information, les Liipers sont donc resté·e·s à la maison plus tôt qu’ailleurs. Les informations étant transmises en toute transparence et rapidement, notre communication a gagné la confiance des Liipers. Elle a aussi renforcé le sentiment d'appartenance. L’engagement des personnes remplissant le rôle "Influenza Specialist" s’est tout de suite fait ressentir, bien qu’elles n’aient naturellement pas réponse à toutes les questions. Les Liipers impliqué·e·s dans cette "Task Force" se concentrent donc sur la gestion de la crise tandis que tous les autres sur leur travail quotidien. Cela renforce la productivité et une culture de la confiance, ou du moins cela ne les affaiblit pas.

La numérisation, plus que jamais

Notre agence digitale compte cinq bureaux en Suisse. Les vidéoconférences et échanges via notre messagerie instantanée Slack sont la norme chez nous. Mais cela ne veut pas dire pour autant que notre quotidien est dépourvu d’échanges physiques, lors d’un brainstorming ou d’une pause café par exemple. Eux aussi passent par la case digitale depuis le début de la crise du coronavirus. Les Liipers se retrouvent donc en ligne à l’occasion de pauses café ou d’apéros. Nous avons même organisé des brainstormings en ligne rassemblant jusqu’à 20 personnes. Cette solution renforce les interactions entre nos différents bureaux. Tout le monde se retrouve. Non seulement le bureau de Zurich, mais aussi celui de Lausanne, Fribourg, Berne ou encore Saint-Gall, et tout le monde discute. Nous avions évidemment aussi créé un canal #thankyou sur notre messagerie Slack. Il est plus utilisé que jamais. Preuve une fois de plus que cette crise nous rapproche. Nos client·e·s le confirment en nous remerciant pour notre communication proactive et notre grand engagement.

Merci à Caroline et Sara pour votre soutien sans faille lors de la rédaction de cet article. Et à Hannes pour ton point de vue critique et constructif.