Développement éclair et agile de la plateforme vaudoise COVID-19 en soutien aux start-up

Le 15 avril 2020, je reçois un coup de fil de Didier Schwarz de la Fondation pour l’Innovation Technologique (FIT) du Canton de Vaud. Le 7 mai 2020, la plateforme vaudoise COVID-19 en soutien aux start-up du canton est en ligne. Les premières demandes de crédits COVID-19 pour les start-up peuvent être soumises et validées via cette plateforme web. Retour sur les étapes clés et les raisons du succès de ce projet.

Les étapes clés

😱 Mercredi 15 avril – L’urgence

Le Canton de Vaud doit trouver une solution pour soutenir très rapidement les nombreuses start-up établies dans le canton et touchées par la crise du coronavirus. La FIT est mandatée pour l’octroi d’un crédit de 20 millions aux start-up vaudoises. Le canton, au travers de la fondation, a donc besoin d’une solution digitale pour gérer efficacement ces demandes de crédit. Didier Schwarz me fait part de ses exigences, la plateforme web doit :

• être en ligne le 1er mai
• être sécurisée et hébergée en Suisse
• permettre de valider les dossiers selon un workflow précis
• être facile d’utilisation tant pour les personnes faisant une demande de crédit que pour les conseiller·e·s de la FIT faisant leur évaluation

La pression est importante. Et il n’y a pas de temps à perdre. Didier a déjà modélisé les spécificités de la future plateforme à l’aide de FlowMapp. Cette analyse des besoins nous fera gagner du temps lors de l’estimation et du développement du projet.

🚀 Lundi 20 avril – Le kick-off

Trois jours ouvrables plus tard et quelques bousculades dans notre planning interne, notre offre a été retenue par la FIT, nous avons rassemblé une équipe de développement et le projet commence. Notre plan se constitue d’une vingtaine de user stories, pour un total de 28 story points. Le terme sprint prend tout son sens, même en cette période que l’on qualifie plutôt de marathon. La plateforme sera constituée d’une landing page, d’un important formulaire et d’un back office pour la validation des demandes.

L’équipe de travail, constituée de Céline, Jonathan, Sergio et Benjamin, rencontre Didier via Google Meet – nous travaillons tou·te·s à distance en cette période marquée par le coronavirus.

“J’ai jamais vu ça ! En moins d’une semaine, nous avons pris connaissance du projet, validé un budget, trouvé un partenaire de confiance. Liip c’est la réactivité et l’efficacité même !”
Didier Schwarz

Les environnements de développement et de production sont mis en place rapidement. Les premiers designs sont livrés le lendemain.

⛔️ Vendredi 24 avril – La réunion de crise

Le Conseil fédéral annonce à son tour un soutien de plusieurs millions aux start-up du pays. Les demandes de crédit doivent être faites via sa plateforme web covid19.easygov.swiss. Nous sommes coupé·e·s net dans notre élan. Le projet de plateforme cantonale est mis en stand by le temps que le processus d’octroi de crédits aux start-up entre la Confédération et le Canton de Vaud soit clarifié.

😨 Lundi 27 et le mardi 28 avril – L’inquiétude

Deux jours vides. Nous ne savons pas si la plateforme cantonale sera maintenue ou pas. De son côté, Didier reçoit des informations au compte-goutte de la part de la Confédération et du Canton de Vaud.

🚀🚀 Mercredi 29 avril – Le kick-off bis

La plateforme doit être adaptée. Nous abandonnons le développement du formulaire public. A la place, nous élaborons un formulaire complémentaire à celui de la Confédération. Il se placera en aval de l'inscription sur covid19.easygov.swiss. L'inscription sur la plateforme vaudoise se fera donc uniquement sur invitation. Les étapes de validation dans le back office changent également.

Par rapport à notre plan de base, cinq user stories n’ont plus de sens (dont trois qui ont déjà été développées). Et nous en ajoutons huit nouvelles. La charge de travail supplémentaire se monte à sept jours additionnels. Heureusement, la date de mise en ligne est repoussée du 1er au 7 mai 2020. Le planning tient toujours la route, mais ça va être chaud !

🔥 Jeudi 30 avril – La clarification du backlog

C’est une grosse journée pour moi en tant que Product Owner sur le projet. Il s’agit de digérer tous les changements qui nous ont été annoncés hier et de mettre à jour notre backlog. J’utilise Balsamiq pour dessiner et clarifier les écrans de validation du back office.

Durant les jours qui suivent, l’équipe de développement s’auto-organise et ferme les user stories une à une. Nous sommes confiant·e·s, nous devrions être prêt·e·s pour une mise en ligne le 7 mai.

🎉🍾 Jeudi 7 mai – Le go-live

Magnifique, ce backlog est vide. En d’autres termes, nous sommes en ligne ! Didier est ravi. Le Canton de Vaud a été le premier canton à annoncer un soutien aux start-up. Il dispose maintenant d’un outil performant et indispensable pour traiter les demandes des start-up vaudoises dans les plus brefs délais.

“Vous avez fait un travail remarquable ! J’ai également reçu de super feedback du Canton de Vaud, d’Innovaud et de mes collègues de la FIT. Avec vous, nous avons réussi à faire de l’e-administration en trois semaines et dans un budget raisonnable.”
Didier Schwarz

Le lendemain les premières demandes de crédit sont soumises via le formulaire sur la plateforme vaudoise.

🐞 Samedi 9 mai à 1h du mat’ – Le bug

Une demande de crédit soumise via le formulaire ne passe pas dans le back office. Il est presque minuit vendredi soir. Jonathan reçoit une alerte et investigue. La base de données ne supporte pas de trop importantes quantités de texte. Nous nous synchronisons avec notre hébergeur Oriented.net. A 8h samedi matin, nous avons passé de MariaDB 10.1 à Oracle MySQL 5.7.30, qui possède une option supplémentaire pour supporter de grosses quantités de texte pour un enregistrement DB. Wow, c’était encore une fois intense, mais nous y sommes arrivé·e·s. Big up à Jonathan ainsi qu’à Marc d’Oriented.net !

😴 Lundi 11 mai – Le repos bien mérité

Les demandes de crédit continuent d’être soumises sans accroche via le formulaire sur la plateforme vaudoise. Le traitement dans le back office par la taskforce du Canton de Vaud se passe bien. Toute l’équipe de développement a droit à un repos bien mérité.

“C’était un condensé de création de start-up en 20 jours. La prise de connaissance du projet, la négociation budgétaire, la formation d’une équipe, le kick-of, le travail jour et nuit, ...l’arrêt net, tout repenser l’outil suite à l’annonce du Conseil fédéral, la reprise de plus belle, la fixation de bugs en dernière minute. Malgré tout, j’avais la certitude que la plateforme serait en ligne à temps. Parce que vous êtes orientés solution, parce que vous délivrez toujours dans les délais, parce que ce que vous livrez est de qualité et fonctionne. Je savais que je pouvais vous faire confiance.”
Didier Schwarz

Les facteurs de succès

Comme nos client·e·s sont meilleur·e·s que nous pour évoquer ce qui a été déterminant dans la réussite d’un projet, on a préféré poser la question à Didier.

L’engagement personnel des Liipers

“Dès le départ, toute l’équipe a été ultra engagée. Vous vous êtes appropriés le projet – comme si cette plateforme vous la développiez pour vous. Nous étions tous investis d’une mission : celle de venir en aide aux start-up vaudoises, pour sauver des emplois aujourd’hui et demain. Nous avions toujours en tête les utilisateurs finaux. Nous avons travaillé jour et nuit – week-end compris – pour ce projet, alors même que nous nous sommes pas encore rencontrés “en vrai”. C’est fou ce que nous avons été capables de faire ensemble, chacun depuis chez soi.

J’ai adoré la dynamique de l’équipe, nous avons développé des liens plus forts qu’une relation fournisseur-client, vous êtes de vrais partenaires. Je me réjouis donc d’aller boire des bières ensemble une fois que cela sera de nouveau possible !”

L’agilité de Liip

“L’agilité c’est pas un buzzword chez Liip. La méthodologie est appliquée. Votre organisation interne vous a permis d’être super réactifs. Tant pour la soumission de l’offre que la mobilisation de l’équipe et le lancement du projet. Vous livrez régulièrement et dans les temps.

En trois jours, vous aviez déjà mis en place une première version fonctionnelle du formulaire. En ayant accès à l’environnement de staging, je pouvais voir quasiment en temps réel l’avancée du projet. Nous étions parfaitement alignés par rapport aux méthodes de travail. L’adaptation du développement suite aux mesures prises par le Conseil fédéral est une preuve supplémentaire de votre agilité.”

Les compétences techniques des Liipers

“Vous êtes juste balèzes et orientés solution. Ce qui est livré fonctionne et est de qualité. Vos initiatives pour simplifier le développement et gagner du temps étaient top aussi ! Je suis super content d’avoir pu travailler avec vous – une équipe ultra compétente !”

Merci beaucoup Didier pour ta confiance. Nous avons aussi beaucoup aimé cette collaboration avec toi ainsi qu’avec la FIT et le Canton of Vaud. Et nous nous réjouissons de la suite de ce partenariat !

Merci également à Sara qui nous a suivi tout au long du projet afin d’en réaliser la communication, y compris ce blog post. ;-)