Holacracy à la Poste – Retour sur l’accompagnement de l’équipe Sales Support

A l’issue de la séance de kick-off en janvier 2019, Lucien Ecoffey – le futur ex-chef de l'entité romande Sales Support – signait la Constitution d’Holacracy®. Renonçant à son pouvoir hiérarchique, il transférait ainsi son autorité aux processus qui allaient guider l’ensemble de son équipe.

Six mois après l’initiation de cette transformation, l’ex-manager devenu Lead Link du cercle Sales Support revient sur cette transition réussie.

Dans quel contexte est né ce projet de transition vers Holacracy® ?

Lucien Ecoffey : En 2017, une réorganisation interne a eu lieu. Nous formions dorénavant une unité de service fournissant des prestations de back office aux différents secteurs de la Poste. Ce changement a impacté notre façon de travailler. Nous avions besoin d’une structure plus flexible pour répondre aux demandes variées de nos multiples interlocuteurs. De plus, les membres de mon équipe attendait plus d’autonomie, plus de responsabilité, et moins de contrôle.

Pourquoi avoir choisi Holacracy® comme modèle organisationnel ?

Pour trois raisons.

1. Je suis convaincu qu’Holacracy® c’est l’application de la démocratie directe à l’entreprise.
2. Les collaborateur·trice·s de mon équipe souhaitaient participer davantage à la prise de décisions.
3. Une autre équipe au sein de la Poste pratiquait déjà Holacracy® avec succès.

L’équipe a voté. Et Holacracy® a été choisie à l’unanimité.

Holacracy®, c’est un système complet. La Constitution ainsi que des processus et outils clairs permettent de gérer la qualité du management. De plus, Holacracy bénéficie d’une grande crédibilité. Et des logiciels tels que Holaspirit sont à disposition.

L’organisation du travail par rôles plutôt que par cahiers des charges a séduit les collaborateur·trice·s. Ces rôles évoluent en fonction des changements auxquels nous sommes confrontés. Ce qui répond parfaitement à notre besoin de flexibilité. Les membres de l’équipe apprécient également se référer à une charte et plus à l’autorité d’une personne.

Quels bénéfices voyez-vous dans la mise en place de Holacracy® ?

L’implication de chaque membre de l’équipe s’est développée, en particulier lors des séances de triage et de gouvernance. Nos réunions deviennent de plus en plus efficaces. Tous les problèmes sont amenés en séance et sont traités à ce moment. Des décisions sont prises. Et tout le monde y participe. Ce nouveau processus décisionnel me permet aussi de ne plus décider de tout et de mieux respecter l’opinion des collaborateur·trice·s.

Nous sommes encore en phase d’apprentissage. Un temps d’adaptation est nécessaire à chacun·e pour intégrer pleinement les nouvelles responsabilités d’un rôle et pour apprendre à gérer l’autorité en découlant. La clarification de ces responsabilités et leur regroupement au sein de rôles est déjà un grand bénéfice. Cela permet à chacun·e de remettre en question ses activités et d’optimiser ses tâches. L’identification des membres d’équipe à leurs rôles est également un point fort de cette transition.

Holacracy® possède un autre avantage, la transparence. Par exemple, nous pouvons intégrer un·e nouveau·elle collaborateur·trice plus facilement et beaucoup plus rapidement à l’équipe. Les processus, responsabilités et tâches sont clairs et transparents.

Comment avez-vous vécu le coaching de Liip ?

Votre accompagnement en Holacracy – quatre journées réparties sur six mois – a complètement répondu à nos attentes. Laurent et Jonas ont délivré un excellent travail.

Le kick-off était intense et absolument nécessaire. Il a permis de placer l’équipe dans un nouvel état d’esprit par rapport à la hiérarchie. Je garde en tête ce moment plutôt solennel lorsque j’ai transmis mon pouvoir à la Constitution. J’ai aussi trouvé très bien de travailler sur la raison d’être de notre cercle et de construire les premiers rôles.

Durant ce kick-off, vous nous avez transmis les outils qui allaient nous permettre de travailler avec Holacracy®. Votre coaching nous a montré qu’il était possible de repenser l’autorité. Cela nous a fait sortir de notre zone de confort. Nous avons ainsi pu optimiser les rôles au sein de l’équipe.

Vous travaillez depuis le début de l’année avec Holacracy®, comment voyez-vous le futur ?

Nous sommes au début de notre pratique de Holacracy®. Et c’est génial de voir que l’on peut vraiment travailler avec. La prochaine étape est de mieux intégrer le fait que les rôles et les personnes sont dissociés. Les rôles actuels vont évoluer – certains seront supprimés et d’autres créés – afin d’être au plus proche de notre travail quotidien. Nous devons encore apprendre à maîtriser certains outils pour que cette structure soit une source d'épanouissement et que chaque employé·e y trouve un bénéfice personnel.

La transition menée dans notre équipe intéresse et attire la sympathie de l'entreprise. Plusieurs autres équipes se lancent dans un processus similaire.

Je trouverais super et j’espère que la Poste dans son entier évoluera dans cette direction. Je me réjouis donc que Liip revienne pour constater les progrès que nous avons fait, pour nous coacher sur les points d’amélioration, et pour un échange d’expériences.