En dĂ©cembre 2014, on recevait un appel de Joann Dobler qui est en charge des pĂŽles multimĂ©dia et digital chez QoQa. Dans les grandes lignes, ça disait quelque chose comme âSalut Liip, on est en train de refaire tous nos sites et apps mobiles, et on cherche un partenaire pour nous aider Ă lancer le projet dans la bonne direction niveau mĂ©thodologie et techno. Ca vous tente ?â
En voyant l'opportunité de pouvoir pratiquer Scrum sur un chantier immense comme QoQa.ch, nous avons accepté sans hésitation.
Trois ans aprĂšs cette discussion, leur nouvelle plateforme au nom de code âQoQa4â est dĂ©sormais en ligne aprĂšs de nombreux sprints, coups de gueule, montĂ©es en stress, sans oublier les fondues et choucroutes au CafĂ© Romand.
En voyant le chemin parcouru niveau mĂ©thodologie agile aprĂšs plus de 70 sprints, je me suis dis que ça serait intĂ©ressant dâinterviewer Joann pour avoir son retour dâexpĂ©rience concret sur lâAgilitĂ© et Scrum, quelques annĂ©es aprĂšs avoir Ă©crit sa premiĂšre User Story.
Bienvenue Ă Joann Dobler, celui qui a introduit Scrum et ses outils assez carrĂ©s dans un environnement QoQasien oĂč on pense que les rĂšgles sont plutĂŽt faites pour ĂȘtre enfreintes !
Pourquoi toi, Joann, tu as pensé à l'agilité pour QoQa fin 2014 ? Quelles conditions t'ont amené à considérer cette méthodologie ?
En fait, je connaissais dĂ©jĂ l'agilitĂ©, et je savais quâau vu de l'ampleur du projet et donc au temps de sa mise en place, nos prioritĂ©s business et technologiques allaient Ă©voluer. On devait donc choisir une mĂ©thode qui nous permette de nous adapter. De plus, pour une question dâĂ©tat dâesprit, de partage, et de dynamisme au sein de l'Ă©quipe, on devait sâadapter, et donc dynamiser notre façon de travailler.
En rĂ©sumĂ© : il nous fallait un truc pour mieux nous adapter au business, faire face aux changements de prioritĂ©s, offrir de la transparence, et amener un rĂ©el Ă©change au sein de lâĂ©quipe.
Quelle méthodologie de gestion de projet utilisiez-vous avant chez QoQa ?
On utilisait une mĂ©thode traditionnelle, genre un agenda par Ă©tapes et jalons. Une fois les maquettes graphiques terminĂ©es, on dĂ©butait avec lâHTML⊠Pour les petits projets, ça pouvait jouer, mais dĂšs que câĂ©tait plus consĂ©quent, on finissait avec des dĂ©lais jamais tenus, aucune flexibilitĂ©, et surtout un gros manque de dynamisme avec les Ă©quipes.
Si quelquâun peut mâassurer un dĂ©lai dâun gros projet un an Ă lâavance, je lâinvite pour une bouffe afin quâil mâexplique sa technique â no joke !
Pourquoi avoir choisi Liip pour vous accompagner plutĂŽt quâun coach agile ? Autrement dit, quelle stratĂ©gie de montĂ©e en compĂ©tence recommanderais-tu Ă quelquâun qui veut se lancer pour de bon dans Scrum et lâagilitĂ© ?
J'avais besoin d'experts dans le domaine pour nous accompagner à l'implémenter.
Je voulais une agence qui a de la bouteille, qui vit agile et qui connaĂźt les avantages et les inconvĂ©nients de cette mĂ©thode. Je cherchais Ă ce quâon se trouve en totale immersion.
Par dessus tout, je voulais bosser avec une agence âno-bullshitâ. Du coup jâai appelĂ© Liip.
Comment se sont passées les premiÚres semaines avec Scrum ?
Au dĂ©but câĂ©tait assez excitant, on avait nos post-its, notre board Jira, on faisait nos rĂ©tros/reviews et on pouvait se la raconter en interne : âRegardez on arrive avec une mĂ©thode rĂ©volutionnaire !â Mais câest seulement aprĂšs trois mois quâon a rencontrĂ© nos premiers vĂ©ritables soucis ; câest une fois que le projet est 100% agile que tu comprends ce que veut dire agile.
Combien de sprints a-t-il fallu pour que tu te rendes compte de lâimpact et de la rĂ©elle valeur ajoutĂ©e de Scrum ?
Câest difficile Ă dire...je dirais aux alentours de 4 sprints (i.e. 8 semaines) pour la communication et lâĂ©change entre les Ă©quipes. Par contre bien plus en terme projet, je dirais environ une dizaine de sprints de deux semaines chacun.
Les premiers mois furent trĂšs difficiles car on nâavait pas compris ce que Scrum et lâagilitĂ© demandaient, Ă savoir faire preuve dâune Ă©norme rigueur, et adopter un vrai changement philosophique (vs. âsimplementâ faire des sprints).
ConcrÚtement, on a du beaucoup plus échanger, se dire les choses de maniÚre transparente. La hiérarchie aussi en prend un coup.
Comment aurais-tu géré ces premiÚres semaines si tu étais resté avec ton ancien modÚle de gestion de projet ?
Câest simple, je nâaurais tout simplement plus de job ;)
Jâaurais fait un magnifique planning, jâaurais dĂ©coupĂ© mes tĂąches, et jâaurais attribuĂ© mes tickets. Du coup, peu dâĂ©changes, pas de mise Ă profit des compĂ©tences de tous les membres de lâĂ©quipe. Je pense sincĂšrement que cette mĂ©thode nous a permis dâĂ©couter nos utilisateurs, dâanalyser leurs vrais besoins, et de sâadapter au fur et Ă mesure.
Comment sâest passĂ© lâadoption de lâAgilitĂ©/Scrum en interne ?
Au dĂ©but, câĂ©tait super facile car ça paraissait tendance. Mais câest quand les premiers problĂšmes surviennent quâon se rend compte de la difficultĂ© dâintĂ©grer cette mĂ©thodologie. Pourquoi ? Car par exemple, lors de nos premiĂšres retros/reviews, on a dĂ» se parler en toute transparence ; cela paraĂźt ridicule mais ça change tout.
On nâavait plus de titres mais des rĂŽles Ă jouer, alors la hiĂ©rarchie est rapidement mise de cĂŽtĂ© au profit de lâĂ©change. On est passĂ©s par des pĂ©riodes difficiles car le projet sur lequel on a dĂ©marrĂ© est simplement le plus gros de projet de QoQa de ces dix derniĂšres annĂ©es. Pression, choix Ă faire, dĂ©cisions Ă prendre, implication de plusieurs dĂ©partements, merci Ă la mĂ©thode qui nous a obligĂ©s Ă rester calme, Ă partager nos problĂšmes, et Ă trouver des solutions ensemble.
Et je dois dire quâon a eu la GRANDE chance dâĂȘtre soutenu par la Direction, enfin par la Loutre in Chief qui nous a fait confiance.
Je dois avouer que les dĂ©buts furent plus que difficiles, jâavais la sensation de griller du cash en meeting. Le rĂŽle du PO nâest pas simple car on a le budget en tĂȘte et un planning que le business attend avec impatience. Alors moi qui suis un impulsif, jâai vraiment eu la sensation de bosser avec une mĂ©thode Ă la mode. Mais lĂ encore, grĂące au soutien, jây ai cru, jâai changĂ© ma façon de penser, et aujourdâhui jâen suis heureux. Il faut laisser le temps que tout se mette en place, faire confiance, garder la rigueur, et se faire Ă©pauler.
Si tu ne devais citer quâune valeur ajoutĂ©e que Scrum a apportĂ© Ă QoQa dans son ensemble, quâest-ce que ça serait ?
La COMMUNICATION !
Sans dĂ©c, câest incroyable les silos que ça a fait pĂ©ter. MĂȘme les gars de la logistique ont adoptĂ© des outils de Scrum avec des meetings courts de synchronisation chaque matin
Si tu ne devais citer quâune valeur ajoutĂ©e que Scrum a apportĂ© Ă toi le PO, quâest-ce que ça serait ?
Apprendre Ă couper dans le gras ! Autrement dit savoir mettre des prioritĂ©s et ne pas partir la tĂȘte dans le guidon en se disant que tout est indispensable.
Quâest-ce que tu penses de la qualitĂ© dĂ©livrĂ©e par un projet en mode agile (i.e. la correspondance entre besoins utilisateurs et le produit dĂ©veloppĂ©) comparĂ© Ă un projet en mode âwaterfallâ ?
Alors câest tout simplement diffĂ©rent. Avant câĂ©tait moi le pro du web et je savais mieux ce dont lâutilisateur avait besoin. Maintenant, câest lâutilisateur qui dicte mon mĂ©tier. On y va Ă©tape par Ă©tape, on commence par le minimum, on analyse, on implique tous les acteurs. Toutes ces discussions font que tu Ă©conomies du temps de production car tu testes, tu rĂ©coltes des infos du terrain, et seulement aprĂšs tu construis par dessus. Câest fini la belle Ă©poque oĂč on se disait âJe sais une annĂ©e avant ce quâil te faudraâ.
Est-ce que Scrum a solutionnĂ© tous tes problĂšmes ? Si non, quâest-ce que ça ne couvre pas ?
Jâai envie de dire OUI â ce que je ne disais pas il y a deux ans â mĂȘme si on a encore beaucoup Ă expĂ©rimenter. Ce qui est vraiment cool câest quâon a un scĂ©nario agrĂ©able avec un gros projet en interne sur lequel on peut rĂ©ellement prendre le temps dâitĂ©rer, et non juste se contenter de lancer des fonctionnalitĂ©s lâune Ă la suite de lâautre.
Combien de sprints avez-vous fait jusquâĂ maintenant ?
69 ;)
RĂ©trospectivement (on est agile aprĂšs tout), quelles sont les raisons qui font quâaprĂšs une soixantaine de sprints vous nâĂ©tiez toujours pas en production au printemps dernier ? Et quâest-ce que tu ferais diffĂ©remment aujourdâhui avec les connaissances que tu as acquises ?
On aurait dĂ» couper dans le gras. On a fait la pire des erreurs de vouloir tout, tout de suite, et en mieux quâavant.
Quid de la visibilité ? Mieux ? Moins bonne ? Niveau planning ?
Ce fut mon principal problĂšme quand on a commencĂ© lâintĂ©gration de lâagilitĂ©, avec tout le monde qui venait me dire âAlors on lance quand ces nouvelles plateformes ?â
Jâai dĂ» geler le business pendant plus de deux ans, donc la question Ă©tait tout Ă fait prĂ©visible et je devais pouvoir y rĂ©pondre. Mais au dĂ©but, je nâen avais aucune idĂ©e avec notre backlog long comme le bras.
GrĂące Ă Liip et leur mĂ©thodologie, jâai pu finalement avoir ma rĂ©ponse aprĂšs ce quâils appellent une âspeed estimâ. En gros, on a pris les 300+ User Stories du backlog, et on les a estimĂ© en moins de 3h30. CâĂ©tait incroyable, jâavais enfin de la visibilitĂ© pour moi et les parties prenantes au projet.
Par contre, je me suis pris une grosse claque une fois quâon a eu la somme totale de Story Points. Si je me fiais au estimation, on en avait pour deux fois plus de temps que notre roadmap initiale sur une annĂ©e⊠Mais jâai fini par comprendre quâencore une fois je voyais trop gros, et que mĂȘme si ça faisait mal, il fallait encore plus couper dans le gras.
Quid de la communication au management/reporting en interne ? Toujours Gantt ?
Câest quoi un Gantt !!? Ca rĂ©pond Ă ta question ?
Sinon, vous avez eu des changements au niveau scope/business en cours de projet ? Comment les as-tu gérés ?
Yes complĂštement ! Je dirais que quelques mois avant la mise en production, on a dĂ» faire des choix car il fallait bien se lancer un jour. La mĂ©thode permet une telle transparence que ces choix furent pris de maniĂšre vraiment cool. Je pense quâon pourrait encore ĂȘtre en train de dĂ©velopper Ă lâheure quâil est, et encore pour quelques annĂ©es au vu de tout ce quâon veut faire. Mais non, on sâest lancĂ©s Ă lâeau. Comment ? En gĂ©rant nos prioritĂ©s et qui de mieux placĂ© que nos QoQasiens pour nous dire ce qui leur manquent ? Du coup, pas mal de fonctionnalitĂ©s abandonnĂ©es dans une premiĂšre version, et on a tellement bien fait !
Niveau priorités des parties prenantes dans le projet, comment as-tu géré ça ? Intégration des besoins du chef, des départements ?
AprĂšs avoir dĂ©fini les grandes lignes du scope de la V1 du projet, on a impliquĂ© tous les utilisateurs par dĂ©partement dans les choix, les prioritĂ©s, le design, et surtout les testing. Les grands axes eux furent validĂ©s lors de nos COPIL. La mĂ©thode permet une vision trĂšs dĂ©taillĂ©e de lâavancement du projet, ce qui facilite la prise de dĂ©cision.
Mais câest important de souligner quâaprĂšs environ 6 mois de projet, on Ă©tait totalement perdus... On sera prĂȘts dans un an, deux an, trois ans⊠Aucune idĂ©e et je peux vous avouer que je faisais pas le malin, et câest lĂ quâil faut faire confiance Ă la mĂ©thode, et rassurer les Ă©quipes avec un peu de bullshitâŠ
De nouveau : speed estim, couper dans le gras, se faire accompagner, et elle est belle :)
Quid de la rigueur de lâagilitĂ© (oui oui lâagilitĂ© câest beaucoup de rigueur malgrĂ© le nom !) chez QoQa qui est plutĂŽt freestyle dâhabitude ?
Câest ce quâon nâavait pas compris au dĂ©part : il faut de la rigueur sinon câest mort. Pour moi qui suis un crĂ©atif, la rigueur fut difficile Ă accepter. Mais maintenant je peux le dire, cette rigueur nous rend plus crĂ©atif !!! Mais il faut le vivre pour comprendre.
Un mot sur les cérémonies Scrum de début de sprint, estim et planning ?
Câest le dĂ©but dâun projet ou dâune nouvelle itĂ©ration, alors câest cool et motivant.
CĂŽtĂ© estim, on ne parle plus dâheures de travail, mais de complexitĂ©. Ca parait fou mais câest juste top â ce qui me paraissait irrĂ©aliste il y a encore deux ans.
Un mot sur les cérémonies Scrum de fin de sprint, review et rétrospective ?
Câest la fin du projet donc ça dĂ©pend du rĂ©sultat, mais normalement câest top car il nây a jamais de surprises. Si surprises, câest quâil y a eu une mauvaise communication durant le sprint. Câest un vrai moment dâĂ©changes et de partage. On se dit les choses et on essaie de les amĂ©liorer ; câest dingue mais ça marche ! Au dĂ©but quand je recevais des post-its rouge, jâavais de la peine Ă l'accepter... mais aujourdâhui jâadore, on sâamĂ©liore sans cesse.
Et le grooming en cours de sprint ? Vous lâutilisez ? Pourquoi ?
Le grooming est essentiel, il peut faire gagner tellement de temps comme on implique lâĂ©quipe trĂšs tĂŽt dans le processus de crĂ©ation des User Stories. On dĂ©taille et on rĂ©flĂ©chit ensemble, câest trĂšs crĂ©atif. Sâil y a un doute, alors la story nâest pas claire et ça nous pousse Ă ĂȘtre plus prĂ©cis, et donc Ă©viter les surprises. La boucle est bouclĂ©e.
Question finale: Si aujourdâhui tu devais recommencer un projet (pro ou perso dâailleurs), tu tây prendrais comment ?
Je débuterai par un Gantt évidemment ;)
Encore un grand merci à Joann d'avoir pris le temps de partager son retour d'expérience.
Chez Liip, ce qu'on retient le plus de cette aventure, c'est que "couper dans le gras" est l'une des clés de la réussite d'un projet.
On se réjouit de continuer à collaborer avec l'équipe des loutres pour échanger sur leurs expérimentations de Scrum.